7 Tips yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menggunakan Aplikasi Database Pegawai

Data dan informasi karyawan merupakan hal yang harus dijaga oleh perusahaan. Sebab, kebocoran data dan informasi karyawan bisa berakibat fatal terhadap kredibilitas dan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Agar dapat mengelola, menyimpan, dan menjaga data dan informasi karyawan dengan aman, perusahaan dan HRD memanfaatkan HR database management. Diharapkan implementasi teknologi dalam penyimpanan data dan informasi karyawan dapat meningkatkan keamanan data.

Secara sederhana, HR database management adalah sebuah perangkat lunak yang mampu mengolah serta menyimpan data dan informasi karyawan dengan aman dan sistematis. HR Database digunakan oleh HRD untuk menyimpan informasi pribadi yang berkaitan dengan karyawan mereka. Kumpulan data dan informasi karyawan tersebut dapat membantu HRD dalam melakukan administrasi, contohnya penggajian, menyusun pelatihan atau mengelola rekrutmen. Data yang disimpan dapat mencakup segala sesuatu berkaitan personil dalam internal perusahaan mulai dari detail karyawan hingga informasi tentang manajer.

Keuntungan Manajemen Data Karyawan Dengan Software

Melalui aplikasi database pegawai dari Talenta by Mekari, Anda bisa mengelola seluruh informasi data karyawan dengan sangat mudah. Berbagai keuntungan ditawarkan melalui software ini, antara lain:

1. Menyajikan Informasi Karyawan Secara Detail

Karena karyawan merupakan salah satu aset perusahaan yang cukup penting. Maka dari itu, informasi yang terkait dengan karyawan harus dikelola dan disimpan dengan sangat baik. Melalui fitur Personal Details, seluruh informasi yang terkait dengan data karyawan akan tersaji secara lengkap mulai dari informasi dasar, alamat, skill, dan informasi lainnya.

2. Mengelola Data Karyawan Jadi Mudah

Dengan aplikasi database pegawai anda bisa dengan mudah mengelola informasi karyawan terkait dengan penempatan posisi mereka di perusahaan. Informasi penting yang ada pada karyawan seperti halnya status keaktifan, status kerja, periode kerja, dan berbagai informasi penting lainnya bisa diatur secara mudah, cepat, dan tepat melalui fitur ini.

3. Menampilkan Catatan Kehadiran Karyawan

Selama 1 periode kerja, kehadiran karyawan akan tercatat secara otomatis melalui aplikasi database pegawai. Catatan kehadiran ini akan berguna untuk perhitungan gaji saat akhir periode. Selain menampilkan catatan kehadiran, fitur ini juga menampilkan catatan cuti, lembur, izin, atau sakit karyawan.

4. Mengelola Informasi Payroll Karyawan

Salah satu komponen untuk menghitung gaji karyawan adalah data absensi karyawan. Untuk mendapatkan data tersebut secara mudah, Anda hanya perlu mengakses fitur Payroll yang terdapat software data karyawan dari Talenta.

Fitur ini nantinya akan menampilkan seluruh informasi yang berkaitan dengan penggajian karyawan mulai dari gaji pokok, tunjangan, hingga PPh 21.

5. Reimbursement Karyawan Lebih Cepat

Selain itu, fitur Reimbursement dalam aplikasi database pegawai memiliki fungsi untuk mengelola informasi-informasi yang berkaitan dengan tunjangan yang diterima atau yang akan di klaim oleh karyawan.

6. Mengatur Reward dan Punishment

Karyawan yang teladan berhak untuk diberikan reward, sedangkan mereka yang kurang disiplin akan mendapatkan punishment. Pemberian reward dan punishment ini dapat dilakukan dengan mudah melalui Menu Reward dan Punishment dalam Software data karyawan.

Memilih HR Database Management

Mengapa bisnis membutuhkan HR Database Management? Proses administrasi HRD melibatkan banyak data dan informasi karyawan, khususnya perusahaan multinasional yang memiliki banyak cabang. Dengan kumpulan data dan informasi Dengan bantuan sistem, kinerja HRD bisa lebih cepat dan efektif walau ditunggu-tunggu oleh deadline.  Misalnya, jika seorang karyawan melaporkan sakit selama beberapa hari dalam setahun, bisa diselidiki mengapa karyawan tersebut sering izin sakit.

Penggunaan database juga membantu perusahaan untuk membuat laporan demi menjaga transparansi dan pertanggungjawaban, contohnya adalah laporan payroll. Kerusakan data dan informasi pun dapat diminimalisir karena data tersimpan secara elektronik, bukan secara fisik yang jauh lebih mudah hilang atau rusak. Sayangnya, tidak semua perusahaan mampu mengembangkan sistem database sendiri. Perusahaan dapat memilih vendor penyedia HR database management.  Pertanyaannya adalah, bagaimana cara memilih HR database management system yang baik dan cocok untuk perusahaan? Berikut beberapa kriteria yang harus diperhatikan perusahaan:

1. Keamanan

Hal pertama yang wajib diperhatikan perusahaan adalah faktor keamanan. Bukan hanya aman dari pihak eksternal yang hendak meretas atau memanipulasi data, tetap juga aman dari pemanfaatan data untuk kepentingan di luar perusahaan. Jangan sampai data dan informasi karyawan disalahgunakan untuk kepentingan lain di luar pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan.

2. Akses

Salah satu tujuan utama dari penggunaan database adalah mempermudah akses secara online. Pastikan bahwa database dapat diakses dengan aman dimana saja dan kapan saja. Kemudahan akses dapat membantu HRD dan manajerial  untuk menentukan keputusan strategis yang bersifat mendadak. Selain itu, kemudahan akses database online ikut mendukung trend work from home yang mulai populer kembali sejak merebaknya pandemi COVID-19 di seluruh dunia.

3. Integrasi

Data dan informasi yang tersimpan dalam database akan digunakan untuk pengelolaan SDM. Contohnya saja proses penggajian atau payroll yang membutuhkan data kehadiran dan informasi lain dari karyawan. Perusahaan harus memastikan bahwa sistem dapat terintegrasi dengan proses lainnya dalam administrasi.

4. Layanan Pelanggan

Penggunaan database kadang kala sering membingungkan karyawan. Apalagi jika perusahaan baru saja mengimplementasikan teknologi. Vendor penyedia database harus menyediakan layanan pelanggan yang sigap dan tanggap untuk membantu perusahaan beradaptasi atau berkonsultasi saat mengalami kesulitan dalam penggunaan database.

5. Pengalaman Vendor

Umumnya pengalaman menjelaskan tentang bagaimana kemampuan sebuah vendor. Semakin berpengalaman sebuah vendor, semakin handal vendor tersebut. Pilihlah vendor yang berpengalaman dalam menyediakan database management system dan telah menangani banyak client.

6. Tampilan Antar Muka

Seperti yang dijelaskan, tidak semua perusahaan dapat beradaptasi dengan cepat dengan implementasi teknologi. User interface atau tampilan antar muka yang mudah digunakan dapat membuat karyawan beradaptasi lebih mudah dan cepat.  Agar dapat mengetahui bagaimana tampilan antar muka HR database system, perusahaan dapat mengajukan demo simulasi kepada karyawan.

7. Fleksibilitas

Pemanfaatan teknologi diharapkan dapat membuat kinerja menjadi fleksibel. Ini pula yang diharapkan oleh perusahaan. Penggunaan database harus fleksibel melalui berbagai perangkat keras dan tidak membutuhkan perangkat keras jenis tertentu yang justru menambah pengeluaran perusahaan.

Talenta menyadari bagaimana pentingnya data dan informasi karyawan dalam sebuah perusahaan. Untuk itulah Talenta menyediakan modul personnel administration yang mendukung HR database management agar perusahaan dapat mendukung penyimpanan dan pengolahan data karyawan. Talenta menjaga data dan informasi karyawan dengan aman dan hanya menggunakan data karyawan untuk kepentingan pengelolaan SDM. Jadi, HRD dapat mengelola database karyawan lebih aman dengan bersama Talenta.